CAQ pour études: comment répondre à un avis d’intention de refus

Dans le cadre d’une demande de Certificat d’acceptation du Québec (CAQ) pour études, le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) peut envoyer un avis d’intention de refus s’il y a des documents manquants ou si les conditions d’obtention du CAQ ne sont pas toutes respectées.

Si vous avez reçu un tel avis, vous avez la possibilité d’ajouter des documents supplémentaires à votre demande dans les 60 jours suivant la réception de l’avis d’intention de refus. Le défaut de fournir tous les documents requis dans le délai peut entraîner un refus, et c’est pourquoi vous devez préparer soigneusement votre réponse à l’avis.

Dans cet article, j’aborderai les principales raisons pour lesquelles on peut recevoir un avis d’intention de refus, comment éviter d’en recevoir un et que faire si vous recevez un tel avis.

Les raisons les plus courantes de recevoir un avis d’intention de refus

Contrairement aux demandes de permis d’études, le MIFI n’évalue pas si une personne quittera le Canada à la fin de ses études. Le MIFI évalue plutôt si le demandeur est inscrit dans un établissement d’enseignement désigné au Québec, dispose de fonds suffisants et, dans le cadre d’une demande de renouvellement ou de changement de niveau du CAQ, si le demandeur a respecté toutes les conditions de son précédent CAQ pour études. 

Les principales raisons pour lesquelles le MIFI émet des avis d’intention de refus sont dûes au défaut d’avoir étudié à temps plein, de disposer de fonds suffisants pour payer les études et d’avoir souscrit à une assurance maladie et hospitalisation.

Études à temps plein

Lorsque vous obtenez un CAQ et arrivez en sol québécois avec un permis d’études, vous devez faire de vos études votre principale activité et étudier à temps plein. 

Si vous connaissez un retard durant vos études, par exemple si vous échouez à des cours ou si vous ne commencez pas vos études comme prévu, vous allez devoir éventuellement renouveler votre CAQ. À ce moment-là, vous devrez démontrer que vous avez respecté la condition d’avoir fait de vos études votre principale activité et que vous avez fait des progrès dans vos études. Le MIFI exigera que vous fournissez vos relevés de notes et une attestation de votre établissement d’enseignement. 

Si vous n’avez pas étudié à temps plein, vous pouvez recevoir un avis d’intention de refus qui demandera des documents supplémentaires comme:

• Original des bulletins ou relevés de notes de l’établissement d’enseignement du Québec, ou copie certifiée conforme par cet établissement, couvrant toute la période de validité du précédent CAQ pour études :
  • car le bulletin ou relevé reçu ne couvre pas toute la durée du précédent CAQ.
  • car votre bulletin ou relevé de notes démontre que vous avez étudié à temps partiel durant une ou plusieurs sessions.
• Lettre datée et signée par vous-même expliquant pourquoi votre relevé de notes fait état d’un nombre important d’échecs ou d’abandons ou pourquoi vous n’étiez pas inscrit à une ou plusieurs sessions régulières. :
  • car votre lettre ne contient pas d’explication satisfaisante.
  • car la lettre explicative reçue n’indique pas pourquoi vous n’étiez pas inscrit à temps plein.
  • car la lettre explicative reçue n’indique pas pourquoi vous n’avez pas débuté vos cours le […]
  • Lettre explicative en mentionnant les raisons pourquoi vous changez de programme d’études
• Document(s) à l’appui de vos explications concernant les raisons pour lesquelles vous n’avez pas fait de l’étude votre principale activité pendant toute la période de validité de votre précédent CAQ pour études

Ne pas avoir étudié à temps plein est la raison la plus courante de recevoir un avis d’intention de refus et c’est souvent le point le plus difficile à aborder. 

En effet, le Règlement sur l’immigration au Québec exige que les étudiants internationaux doivent faire de leurs études leur principale activité et le respect de ce critère est évalué lors d’une demande de renouvellement de CAQ. Si un étudiant n’a pas étudié à temps plein ou a échoué beaucoup de cours, il faut expliquer pourquoi et fournir des preuves à l’appui. Sans une explication valable appuyée par des preuves, la demande peut être refusée. 

Ainsi, en 2021, le MIFI a reçu 131,684 demandes de CAQ. Nous n’avons pas de chiffres sur le pourcentage de ces demandes qui sont des demandes initiales ou des demandes de renouvellement, mais nous savons que 84% de ces demandes ont été approuvées. Le reste a soit été refusé, rejeté ou abandonné et la plupart des refus sont dû au non-respect des conditions d’études à temps plein.

Si vous n’avez pas étudié à temps plein, vous devez soigneusement expliquer les raisons dans une lettre explicative et fournir des preuves démontrant vos explications. 

De nombreux étudiants arrivent seuls au Québec, dans un nouvel environnement, et ont beaucoup de pression pour bien performer. 

Malgré leurs meilleures intentions, il peut arriver que des étudiants échouent à des cours, sont mis en probation, changent de programme d’études, etc. Ces circonstances peuvent sembler normales pour les étudiants en général, mais lorsqu’il est question du respect des conditions de séjour d’études au Québec, elles peuvent être fatales sans une bonne justification. 

Afin d’éviter de recevoir un avis d’intention de refus dans votre demande de CAQ, vous devez fournir une lettre explicative et des preuves dès l’envoi de votre demande. 

Il est suggéré de fournir une lettre explicative si votre relevé de notes montre que vous n’étiez pas inscrit ou que vous étiez seulement inscrit à temps partiel pour un ou plusieurs semestres. Il en est de même si votre relevé de notes montre que vous avez échoué à plusieurs cours.

Chaque situation est unique et l’appréciation des motifs est laissée à la discrétion de l’agent. Voici des exemples de raisons qui ont été invoquées avec succès:

• Maladie
• Urgence familiale
• Retour dans le pays d’origine
• Date de début du programme reportée en raison du retard d’obtention du permis d’études
• Etc.

Il est important de présenter autant de preuves que possible pour étayer vos explications, car il n’y a pas d’entrevue en personne. 

Il est également important de mentionner que la lettre explicative doit être signée.

Au final, il faut convaincre que vos motifs sont hors de votre contrôle. Si l’agent considère que les raisons invoquées ne sont pas valables, il pourra refuser votre demande.

Fonds suffisants

Dans le cas d’une demande de renouvellement de CAQ ou d’une première demande si vous résidez déjà au Canada, aux États-Unis, en France, au Mexique et dans quelques autres pays, vous devrez fournir une preuve des fonds suffisants.

Si les preuves présentées sont insuffisantes, le MIFI émet alors un avis d’intention de refus demandant de fournir des documents supplémentaires comme:

• Preuves récentes de votre capacité financière à assumer les frais relatifs à votre séjour d’études au Québec: fiche(s) de paie, lettre de votre employeur actuel indiquant le salaire, avis de cotisation à un régime d’imposition du revenu, lettre(s) de banque indiquant le solde :
  • car les ressources financières démontrées par les documents reçus sont insuffisantes.
• Déclaration de soutien financier signée par la personne, autre que vous-même, qui assumera les frais relatifs à votre séjour au Québec
• Preuves récentes de capacité financière de la personne, autre que vous-même, qui assumera les frais relatifs à votre séjour au Québec : lettre d’emploi mentionnant son salaire, fiches de paie, avis de cotisation à un régime d’imposition du revenu, lettre(s) de banques indiquant le solde, etc. :
  • car les ressources financières démontrées par les preuves reçues sont insuffisantes.

Si cela vous arrive, vous devez connaître le montant minimum exigé et les types de documents acceptés. 

Fonds minimums requis

Le MIFI exige que vous disposez suffisamment de fonds pour couvrir les frais de scolarité, les frais de subsistance, d’assurance maladie et les frais d’établissement.

Par exemple, si vos frais de scolarité s’élèvent à 25 000 $ et que vous voyagez au Québec seul, vous devrez démontrer un total de 39 349 $ (25 000 $ de frais de scolarité + 14 349 $ de frais de subsistance). Vous devez ajouter à ce chiffre le coût de l’assurance (sauf si vous êtes déjà assuré) et les frais d’établissement de 500$ (s’il s’agit de votre première demande de CAQ).

Les frais de subsistance sont déterminés en fonction de votre composition familiale et des membres de votre famille qui vous accompagneront au Québec. Les chiffres sont mis à jour annuellement et vous pouvez les consulter sur le site web du MIFI. 

Preuves acceptables

Si vous payez vous-même vos études, vous pouvez présenter vos relevés ou certificats bancaires, une preuve des frais de scolarité déjà payés, une preuve de bourses d’études, le cas échéant, et une preuve de votre emploi à temps partiel (attestation de travail et talons de paie). Le MIFI accepte les preuves de votre emploi à temps partiel afin d’évaluer vos fonds disponibles, même si le IRCC exige que vous devez disposer de suffisamment de moyens financiers sans avoir à travailler lors de l’évaluation de votre demande de permis d’études.

Si quelqu’un d’autre finance vos études, cette personne doit signer une déclaration de soutien financier et présenter ses preuves de capacité financière tel les relevés bancaires, preuves de revenus, etc.. Vous pouvez également avoir plus d’une personne qui vous soutient financièrement. Dans ce cas, chaque personne devra signer une lettre de déclaration de soutien financier distincte.

Assurance maladie et hospitalisation

Ne pas être assuré est aussi une raison que je vois fréquemment dans les avis d’intention de refus. Si une personne n’a pas été assurée durant ses études, le MIFI émet un avis d’intention de refus demandant des documents supplémentaires comme:

• Preuve que vous avez maintenu une assurance maladie et hospitalisation pendant toute la durée de validité de votre précédent CAQ pour études :
  • car le document d’assurance reçu ne couvre pas toute la durée de votre précédent CAQ pour études.

Si vous recevez un tel avis, vous devez fournir une lettre explicative et des preuves justifiant les raisons pour lesquelles vous n’étiez pas assuré.

Les circonstances diffèrent et une lettre explicative peut parfois suffire à surmonter un avis d’intention de refus.

Par exemple, si vous n’étiez pas assuré pendant un mois seulement parce que vous aviez oublié de renouveler votre assurance à temps, tout en étant assuré le reste du temps, il est probable que le MIFI accepte votre explication. 

Il est important de savoir qu’il est obligatoire d’être assuré tout au long de votre séjour au Québec, même si vous avez dû étudier à temps partiel, retarder le début de vos cours, etc., et le défaut de le faire peut être un motif de refus. 

D’autres raisons de recevoir un avis d’intention de refus

Je vois toutes sortes d’autres raisons de recevoir un avis d’intention de refus, mais ces motifs sont facilement surmontables. Afin d’éviter de recevoir un avis d’intention de refus et ainsi causer un retard dans le traitement de votre demande, faites attention de signer vos formulaires correctement, de fournir des lettres d’admission conformes et de bien numériser tous les documents en couleur, en haute résolution. 

Signature

Dans le cadre d’une demande de CAQ, il faut signer le Formulaire Déclaration, engagements et autorisations. Ce formulaire doit être signé par le demandeur et la signature doit être manuscrite. La signature doit correspondre à la signature affichée au passeport du demandeur. Il faut également la signature d’un des parents si le demandeur a moins de 17 ans. 

Si la signature est incorrecte ou manquante, le MIFI peut envoyer un avis d’intention de refus comme suit:

• Formulaire Déclaration, engagements et autorisations dûment signé et daté (Ce formulaire se trouve dans votre dossier en ligne, dans le PDF joint au message de confirmation de paiement) :
  • car la signature du formulaire reçu ne correspond pas à celle du passeport ou du document d’identité fourni de votre parent.
  • car vous êtes mineur et que le formulaire reçu n’était pas signé par l’un de vos parents.
  • car une signature photocopiée, télécopiée ou numérisée n’est pas acceptée.

Lettre d’admission ou de fréquentation scolaire

La lettre d’admission doit être récente et couvrir les études futures. Si vous faites une demande de CAQ alors que vous avez déjà commencé votre programme, vous ne pouvez pas utiliser la lettre d’admission et devez plutôt fournir une lettre de fréquentation scolaire de votre établissement d’enseignement confirmant votre inscription et le fait que vous êtes déjà aux études.

Si vous n’envoyez pas cette lettre, si elle n’est pas assez récente ou si elle ne provient pas du bureau du registraire, le MIFI vous enverra un avis d’intention de refus qui ressemble à ceci:

• Lettre officielle du registrariat de l’établissement d’enseignement que vous fréquentez actuellement, précisant votre statut d’étudiant à temps plein ou à temps partiel ainsi que le nombre de crédits obtenus ou à obtenir, s’il y a lieu :
  • car la lettre reçue ne provient pas du bureau du registraire.
  • car la lettre reçue n’est pas assez récente.

Comment répondre à un avis d’intention de refus

Si vous avez reçu un avis d’intention de refus, ne paniquez pas. Lisez-le attentivement et voyez ce qui est exigé de vous. Portez une attention particulière aux parties de la lettre qui sont en gras, soulignées ou surlignées. Les agents utilisent les mêmes modèles d’avis d’intention de refus et mettent en évidence les commentaires spécifiques sur les éléments manquants. Par exemple, si vos relevés de notes indiquent que vous avez étudié à temps partiel pendant un semestre et que vous n’avez pas fourni d’explications à ce sujet, il est possible que l’agent mette entre parenthèses le semestre pour lequel il a besoin de plus d’explications. 

Après avoir examiné la lettre, examinez les documents que vous avez déjà fournis en appui de votre demande et voyez si vous êtes en mesure de comprendre l’avis du MIFI. C’est souvent assez clair de comprendre pourquoi vous avez reçu un avis d’intention de refus.

Par exemple, si vous voyez que vous avez fourni une version non officielle de vos relevés de notes, et que l’avis exige des relevés de notes originaux, il est clair que c’est ce qui manque au dossier. Il vous suffira d’obtenir les relevés de notes originaux de votre établissement et de les ajouter à votre demande.

Il est important d’évaluer correctement quels documents sont requis, surtout si vous n’avez pas étudié à temps plein. Par exemple, si le MIFI vous demande d’expliquer pourquoi vous avez étudié à temps partiel aux sessions d’hiver 2020 et d’automne 2021 et que vous fournissez des explications seulement pour la session d’automne 2021, votre demande pourrait être refusée. En effet, même si vous aviez des raisons valables d’étudier à temps partiel pour la session d’hiver 2020, si vous ne fournissez pas d’explications pour cette session en particulier, l’agent ne peut pas déterminer si vous aviez une raison valable ou non.

Si vous avez reçu un avis d’intention de refus parce que vous n’avez pas étudié à temps plein, vous pouvez essayer de consulter le service des étudiants internationaux de votre établissement. La plupart des universités et collèges au Québec ont un département des étudiants internationaux qui pourra vous aider à réviser votre lettre.

Après avoir préparé votre réponse, envoyez tous les documents supplémentaires en un seul envoi sur Arrima et il ne reste plus qu’à attendre la réponse du MIFI.

Besoin d’aide?

Le processus de renouvellement de CAQ peut être stressant, car la poursuite de vos études au Québec en dépend. Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à me contacter.

Avis : Le contenu de ce blogue ne doit pas être considéré comme un conseil juridique et peut ne pas être à jour ou complet. Si vous avez besoin d’une assistance juridique, consultez un avocat.